TVA : comment maîtriser le monstre bureaucratique

« Quelles dispositions légales entraînant une importante charge administrative faudrait-il simplifier ? », telle était la question posée par le Secrétariat d’État à l’économie (Seco) à 2000 entreprises en 2018. La réponse a été sans équivoque : les dispositions légales relatives à la TVA.2. Or ces dernières années, les choses ne se sont pas simplifiées mais plutôt compliquées et les cas spéciaux ne cessent de se multiplier: 

• Comment la TVA est-elle gérée dans les entreprises multinationales?  
• Que se passe-t-il avec la TVA sur les pourboires?  
• Comment conserver une vue d’ensemble des différents codes TVA? 
• Qu’en est-il des parts privées sur les factures?  
• Comment traiter équitablement cette question sans faire peser une charge trop lourde sur les entreprises étrangères concernées ?  

Identifier les besoins 

Il existe heureusement sur le marché de nombreux outils qui peuvent vous aider pour le décompte. Mais avant de choisir une solution logicielle, assurez-vous de bien connaître les besoins spécifiques de votre entreprise. S’il reste encore trop de cas spéciaux à traiter manuellement, l’outil ne vous fera pas vraiment gagner du temps. Les cas particuliers sont en effet fastidieux à traiter manuellement. Faites tout d’abord le point sur les questions suivantes: 

• Quels pays sont concernés? 
• Quelle est l’ampleur et la nature de la TVA récupérée? 
• Quelles sont les exigences légales en la matière? 
• À quelles particularités avez-vous été confronté-e ces dernières années? 
• Où se trouvent les difficultés dans le processus de TVA actuel? 

Automatiser la TVA  

Le thème de la TVA est un point fort de notre outil de gestion des frais « Edi » et un facteur de différenciation décisif par rapport à d’autres produits disponibles sur le marché. 

Comment Edi peut-il vous aider? 

De nombreuses fonctionnalités d’Edi sont basées sur l’IA (intelligence artificielle) intégrée. Nous étendons continuellement ces connaissances et, comme Edi est une solution basée sur le cloud, votre propre Edi profitera aussi de ces optimisations.  

• Edi sait identifier les types de frais sur un justificatif ou une facture et leur attribue automatiquement les taux de TVA appropriés. 
• Edi identifie également les différents taux de TVA sur un seul et même justificatif (p. ex. une facture d’hôtel). 
• Edi peut être intégré avec les partenaires TVA les plus courants via une API pour permettre une gestion globale de la TVA en toute simplicité.  
• Edi dispose de configurations nationales prédéfinies pour tous les frais ou types de factures courants. 
• Edi traite également le très peu connu « impôt sur les acquisitions » sur les factures de fournisseurs comportant des prestations internationales. Vous trouverez de plus amples informations dans notre article XY. 
• Edi vérifie les informations de TVA lues et les complète si nécessaire pour obtenir un ensemble de données conforme aux règles de décompte. 

Que fait Edi lorsque le taux de TVA change? 

En Allemagne, des taux spéciaux ont été introduits pendant la pandémie. Quand les taux d’imposition changent dans un pays, il est possible que des saisies doivent être effectuées rétroactivement juste après. Dans un tel cas, il faut non seulement s’assurer que le décompte est correct mais aussi que les modifications des taux de TVA et les ajustements dans le logiciel de comptabilité, p. ex. au niveau des codes TVA, sont bien délimités dans le temps. 

Edi est une solution basée sur le cloud. Il en résulte de nombreux avantages pour nos clients : notre équipe Service Operations peut par exemple garantir que les adaptations législatives sont systématiquement prises en compte pour tous les clients. Edi sait donc aussi s’il doit encore décompter un justificatif au taux précédent ou utiliser déjà le nouveau taux. Avec Edi, les décomptes sont donc toujours effectués conformément à la loi. 

Que fait Edi avec un justificatif comportant différents types de taxes? 

Edi fractionne un tel justificatif et affecte les différents montants obtenus aux taux de TVA appropriés. Il est important de noter que seuls les taux des pays dans lesquels votre entreprise a droit à une déduction ou à une récupération peuvent être décomptés. Les pays et les taux correspondants sont préalablement enregistrés dans Edi.  

Vous avez également la possibilité d’enregistrer différents codes TVA par taux de TVA. Nuit d’hôtel avec petit-déjeuner ou produits alimentaires et fournitures de bureau : pour tous les types de frais, Edi peut traiter différents types de taxes sans aucune restriction. En outre, il est possible de configurer manuellement les taux de TVA autorisés pour les différents types de frais afin d’éviter les saisies erronées. 

Edi – une solution personnalisée flexible 

Notre équipe de conseillers détermine avec vos spécialistes financiers la stratégie la plus adaptée à votre entreprise. Le fonctionnement d’Edi est ensuite adapté très précisément à vos exigences. Une fois ajusté à vos besoins, Edi devient pour vous un assistant fiable et hautement performant.  

La flexibilité du système est importante pour nous, elle nous permet de réagir rapidement à d’éventuels futurs changements et de garantir des décomptes toujours corrects à nos clients. Nous avons été félicités par l’Administration fédérale des contributions pour notre schéma de décompte et sommes heureux de constater qu’Edi est très apprécié par nos clients: 

« L’outil identifie le type de taxe et affecte le montant au taux de TVA approprié. Les erreurs de saisie sont ainsi considérablement réduites. Cela permet de gagner du temps : lors du contrôle pour validation et lors du paiement des frais. 

Une autre fonctionnalité qui nous enthousiasme est la reconnaissance automatique des montants quand il y a plusieurs taux de TVA. Cela nous permet d’automatiser la TVA à 100% pour le décompte des frais engagés à l’étranger. » – Marco Flury, Synpulse 

Edi est toujours prêt à relever des défis : quels sont les cas spéciaux que vous rencontrez dans votre entreprise? 

Découvrez ici comment Edi gère l’impôt sur les acquisitions : «Impôt sur les acquisitions : à la découverte du grand inconnu» 

Sources  

economiesuisse

Bürokratiemonitor 2018