Cartes de crédit d’entreprise: un témoignage de l’équipe Travel & Expense de HR Campus

Cartes IBCP et CBCP 

Les cartes IBCP (Individual Billed Corporate Paid) sont des cartes de crédit remises individuellement à des collaboratrices et collaborateurs. La facture est établie au nom de l’employé-e et réglée directement par l’entreprise. Ce modèle de carte peut être utilisé pour tous types d’achats et est très répandu en Suisse. Les dépenses privées doivent être réglées par le ou la titulaire de la carte de crédit.  

Contrairement au modèle IBCP, avec les cartes CBCP (Corporate Billed Corporate Paid), le montant dû est facturé à l’entreprise et non à la personne ayant effectué l’achat. Le remboursement des dépenses privées à l’entreprise relève de la responsabilité de l’entreprise. 

Le grand avantage de ces deux variantes est évident : les employés n’ont à se soucier de rien. Les banques privilégient également ces modèles et en font donc la promotion.  
Ce système recèle toutefois des inconvénients, notamment lors du traitement des frais: 

• Les entreprises doivent s’attendre à des cycles de frais nettement plus longs. 
• L’équipe financière doit attendre les rapports de frais complets de tous les employés pour effectuer la réconciliation (rapprochement des comptes). Cela peut non seulement prendre du temps et être fastidieux, mais aussi entraîner soit des retards dans le paiement des factures soit des factures qui doivent être payées sans avoir été contrôlées. 

Cartes IBIP 

La carte IBIP (Individual Billed Individual Paid) n’est pas au nom de l’entreprise, mais de l’employé-e. L’entreprise se porte garante de la carte et peut donc permettre des limites plus élevées qu’avec une carte privée. La facture de carte de crédit est toutefois réglée par l’employé-e. 

Les entreprises bénéficient des avantages suivants: 

• Elles n’ont pas à se soucier de la réconciliation, ce qui permet de réduire la charge de travail de l’équipe financière. La vérification incombe aux employés. 
• Elles peuvent réduire les cycles de frais de deux semaines en moyenne car les employés ont intérêt à soumettre leurs décomptes le plus rapidement possible pour être remboursés avant l’échéance de la facture de carte de crédit. 
• Les données de transaction dans le système sont exactes à 100%. 
• Le taux de change utilisé est toujours correct. 
• Moins de saisies manuelles pour les employés. 

Pour les banques, le modèle IBIP requiert davantage de travail. Elles recommandent donc de préférence un autre modèle. Si vous optez malgré tout pour IBIP, les modèles de prix seront certainement moins intéressants. 

Accélérer et automatiser les processus avec IBIP 

Nous recommandons d’utiliser si possible des cartes IBIP. Les walking cards IBIP vous permettent de motiver vos employés à soumettre leurs décomptes de frais rapidement et de manière exhaustive. L’outil de gestion des frais Edi simplifie le processus:  

1. Après un achat, les employés photographient les justificatifs directement avec l’application Edi ou les téléchargent sur leur ordinateur de bureau. 
2. Des intégrations modernes transmettent le flux des cartes de crédit à Edi en quelques minutes. 
3. Edi reconnaît la transaction et l’attribue automatiquement à un justificatif approprié.  

Edi travaille en étroite collaboration avec les fournisseurs de cartes de crédit les plus courants, tels que Viseca et Cornèrcard. Ces partenariats vous permettent d’accélérer les processus d’onboarding. Toutefois, nous vous recommandons d’impliquer votre banque le plus tôt possible dans le projet et de demander les flux de cartes car certaines banques ont des délais de traitement plus longs et pourraient donc retarder le projet. 

Grâce à l’intégration des cartes de crédit dans les systèmes financiers, les employés et l’équipe financière conservent en permanence une vue d’ensemble et le contrôle de toutes les transactions.