Success Story
Maximal optimiert – digitaler Spesenprozess für die ganze Stiftungsgruppe
Die Stiftung zur Förderung der Gesundheit hat folgendes Leitbild: «Wir richten unsere Arbeit auf den Menschen und dessen Gesundheit aus. So etablieren und lenken wir gemeinnützige Institutionen, forschen nutzenorientiert für die Zukunft und fördern aktiv die Entwicklung der Gesundheitsstandorte Zurzach und Baden.»
Ausgangslage
Die Unternehmen der Stiftungsgruppe behaupten sich in verschiedenen Geschäftsfeldern und in mehreren Kantonen der Deutschschweiz. Sie beschäftigen nicht nur kaufmännische Angestellte, sondern auch Mitarbeitende der Ärzteschaft, über Fitnessinstrukteure und Menschen aus diversen Technikerberufen. Bislang wurden die Spesenbelege aller Unternehmen auf Papierformularen ausgefüllt, den Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt und anschliessend über den internen Postweg an die HR-Abteilung zur Auszahlung verschickt. Der gesamte Prozess war sehr zeitaufwändig, fehleranfällig und unübersichtlich. Dass eine digitale Spesenlösung grosses Optimierungspotenzial bot, lag auf der Hand.
Lösung
Dank der künstlichen Intelligenz von Edi, unserem integrierten Spesenreglement und der Anbindung an Google Maps werden Mitarbeitende darin unterstützt, die Bar- oder Kilometerspesen im Handumdrehen nach den Reglementvorgaben zu verarbeiten. Die unterschiedlichen Vorgaben für Mitarbeitende, Kader und die verschiedenen Stiftungsunternehmen konnten aufgenommen und umgesetzt werden. Begeistert von den Möglichkeiten mit Edi, hat sich die Abteilung der HR-Entwicklung zusätzlich zum bestehenden Projekt ebenfalls zur Digitalisierung der Weiterbildungsspesen entschlossen. Diese Ergänzung wurde mittels des Add-Ons «Antrag» umgesetzt. Dieses ermöglicht allen im Workflow-Beteiligten stets einen guten Überblick auf das vorhandene Weiterbildungsbudget und die effektiv getätigten Ausgaben zu haben.
Projekt
Das Projekt startete Mitte Oktober 2022. Nach einem Monat wurde das Spesentool für eine dreimonatige Pilotphase für eine diversifizierte Gruppe von Mitarbeitenden eingeführt. So konnten kontinuierlich Feedbacks gesammelt und Optimierungen direkt umgesetzt werden. Im März 2023 wurde Edi für alle Mitarbeitenden ausgerollt. Spesen konnten dank der professionell durchgeführten Pilotphase von einem Tag auf den anderen digital verarbeitet werden. Als Hilfestellung standen den Mitarbeitenden Kurzanleitungen und Q&A-Sessions zur Verfügung. Die Mehrheit der Mitarbeitenden fand sich direkt selbstständig im intuitiven Edi-Tool zurecht.
Katja Tamasco, Projektleiterin und Nicole Knecht, Leiterin HR Service Center der Stiftung zur Gesundheitsförderung sind begeistert: «Dank den vielfältigen Report-Funktionalitäten können wir aktives Controlling betreiben und die Erkenntnisse daraus auch für die Weiterentwicklung unseres Spesenreglements und weiterer Benefits nutzen. Die Investition hat sich definitiv gelohnt und hat sich innert kürzester Zeit abgeschrieben. Aber das Wichtigste für uns ist, dass die Mitarbeitenden sehr zufrieden sind und sie die neu gewonnene Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen können.»
Details
Unternehmen: Stiftung Gesundheitsförderung Bad Zurzach + Baden
Branche: Gesundheit, Immobilien und Facility Management
Mitarbeitende: 1600